コミュニケーション2~ビジネスマナー~

名刺交換 ビジネスマナー

平成30年3月にケーライブ八戸ケアセンターで行なった「コミュニケーション2~ビジネスマナー~」研修の資料です。

こちらはケーライブ八戸ケアセンターで作成・使用した研修の資料です。こちらのページをコピー&ペーストして使用していただいても構いません。

研修目的(なぜこのテーマで研修を行うのか)   

私たちは、訪問介護という対人サービスの業務を日常的に行っていますが、訪問介護員であると同時に、株式会社ケーライブという企業(会社)の社員でもあります。

ですから、そこには介護以外の業種の方との関わりも多くあります(例・宅急便、リース業者、金融関係、税理士、人材紹介等・・・)。

そういった一般の企業などの方との関わりの際には、対応する皆さん一人ひとりが株式会社ケーライブの代表(看板)となります。そこで訪問されてきた方に、気持ちよく帰っていただく為に、正しい振る舞いや言葉使いなどを身に着けて、自信をもってお客様をお迎えできるようになりましょう。また初めて訪問するお客様宅では、本人、ご家族へしっかりとしたマナーで名刺をお渡しして自己紹介できるようにしましょう。

 

目標(本日の研修で達成する事)         

  • 正しい名刺の渡し方を覚える。
  • 間違えやすい話し言葉を再認識して、正しい言葉使いができるようになる。

 

1.名刺交換

  • 訪問前の準備

名刺を切らさない、忘れない。汚れたり折れている名刺は予め取り除く。

※名刺入れは、できるだけ「革製(合皮)のもの」で「マチがあるもの」を使用しましょう。

 

  • 名刺を渡す(必ず立って。テーブル越しに渡さない)

1.名刺入れの開く方を手前にする。名刺入れをお盆代わりにして名刺を載せ、相手に差し出します。

2.名刺を渡す際は「社名(ケーライブ八戸ケアセンター)・フルネーム」をはっきりと名乗ります。

3.ポケットやお財布から直接名刺を出さない

4.よれよれの名刺、折れ曲がっている名刺、汚れている名刺を渡さない

 

  • 名刺を受取る(必ず立って。テーブル越しに受け取らない)

1.相手の会社のロゴや名前の上に指を置いて受け取らないよう気を付けましょう。

2.名刺入れをお盆代わりにして、受け取ります。

3.名刺をもらう際は、「頂戴いたします、○○様ですね」と言って受け取りながら、名前も確認しましょう。受け取った際に読み仮名がわからない場合は、このタイミングで「○○様でよろしいですか?」と確認しましょう。

4.受け取った名刺に、相手の目の前でメモなどを書き込んではいけません‼大変失礼です。

5.受け取った名刺で手遊びしない。煽いだりしない。

  • 名刺を受け取った後

受け取った名刺は、名刺入れの上に乗せておき、椅子に座った後にテーブルの上に乗せます。

頂いた名刺は自分から見て「左側」に並べます。複数枚交換した場合は、相手の着席順に並べましょう。

その際、交換した名刺を「名刺入れ」に載せるのは、相手方の立場の高い人の名刺にします。

 

やってみましょう・・・!(ロールプレイ)

 

同時に名刺を出してしまった場合、目上の相手より先に名刺を受け取らない

「訪問者→目上の方」の順で渡します。名刺は「目下の者」から差し出すのがマナーです。

ここでいう「目下の者」とは、ビジネスでは「お金をいただく」「お仕事をいただく」立場のものです。例えば、クライアントのケアマネに対してはこちらから差し出します。

また、複数名で交換するときは名刺交換の順番に注意してください。管理者、ヘルパーなど複数いる場合、役職者の人から名刺を渡しにいくのがマナーです。

例えば、センター長と新入社員が2人で顧客に営業訪問したとします。商談相手が2人いたとして、4人での名刺交換です。この場合、まずこちら側から相手に名刺を渡しますが、その際は、センター長から名刺を渡します。そして次に、新入社員が先方の立場の高い者と名刺交換する、という順番になります。

ちなみに、お互いに名刺を差し出すといった同時交換のときは、例外としてお互い名刺を片手で持って相手に差し出します。

このとき、右手で名刺を差し出し、左手で名刺入れを使って相手の名刺を受け取ります。

 

2.間違えやすい言葉使い

電話を受けた際など、かしこまって話そうとしたとき等に、つい間違った言葉使いをする事があると思います。特に下記の言葉使いについては注意しましょう。

×「○○はいらっしゃいません」 →○「○○は席を外しています」

×「(自社の人間に)○○さんですね」 →○「○○ですね」

×「(相手先の方に)○○さんでございますね」 →「○○さんでいらっしゃいますね」※ございますねは自分に対して使う。例)白鳥麗子でございます

×「おられますか」 →「いらっしゃいますか」

弊社・・・社外の方に対して自分の会社の事を表現する言い方

当社・・・社内の会議などで自分の会社の事を表現する言い方

貴社、御社・・・相手方の会社。どちらでも間違いではないが、御社が無難。

最近多く聞かれる言葉・・・「お知りおきください」→×、「ご承知おきください」。「参画」→計画に参加するの意。

最後に・・・

これらのビジネスマナーは、少し間違えたからといって致命的なダメージとなるものではないかもしれません。

逆にこれらがしっかり出来ていても、なんだか頼りない、信頼できないという人もいるかもしれません。

これらビジネスマナーは、しっかりとした仕事をするための手段であり、これらを完璧に行う事自体が目的ではありません。

私たちの目的(しっかりとした仕事)は、企業理念にある「共生」にあり、それをスムーズに実現していくための手段(方法)のひとつとしてビジネスマナーがあるという事を忘れないでください。